مدیریت زمان (قسمت چهارم)

مدیریت زمان (قسمت چهارم)

مدیریت زمان با چند نکته ی کاربردی در محل کار

یکی از موارد مهمی که در مدیریت زمان خیلی بیشتر از نکات دیگر بدون توجه واقع می شود، اجتناب  و دوری کردن از صحبت های زیاد و غیرضروری است. اگر چه می توان گفت که ارتباط اثربخش  و خوب با همکاران و مافوق لازم  و خوب است اما اجازه ندهید گپ های طولانی و مکرر با همکاران و صحبت های خارج از موضوع، انتقادهای بی اثر، پرداختن به حواشی، و ... وقت مفید شما بگیرد و این وقت را بیهوده تلف کند.

استفاده هوشمندانه ، خوب و منطقی از زمان و همچنین مدیریت زمان برای بدست

آوردن کسب موفقیت در همه امور زندگی که از آن جمله میتوان به  کار اشاره داشت، دادای اهمیت خاصی است که  در ادامه ی این مقاله  به روش ها و راهکارهایی برای مدیریت زمان بهتر در محل کار اشاره خواهیم داشت.

احتمالا شما جزو آندسته از شاغلانی باشید که همیشه این احساس را دارید کهامور کارهای مربوط به شما زیاد است و زمان کافی را ندارید و وقتتان کم است یا اینکه این حس را دارید که با وجود تلاش و پشتکار زیاد، نمیتوانید در انجام همه ی کارهایتان موفق باشید و لذا در اکسر موارد از کارهایتان عقب می افتید  و یا حتی این امکان به وجود می آید که حس کنید بخاطر عقب افتادت از کارها دچار استرس به صورت دایمی شوید و در نهایت احساس افسردگی و کاهش کارایی در کارتان و در محیط کار داشته باشید اینجاست که باید بیان کرد که  زمانی که عر فرد در اختیار دارد  ارزشمندترین منبع است ، منبعی است که در دسترس و مفید است. با این وجود، این شگفتی زمان است  که نمی دانیم این منبع زمان که قابل دسترس است  چه زمانی به انتها می رسد، و این از عجایب زمان است. به همین سبب استفاده درست و منطقی، عاقلانه  از زمان و همچنین کنترل مدیریت آن برای بدست آوردن کسب موفقیت در همه ی امور و جنبه های زندگی از جمله کار، اهمیت ویژه ای وخاصی را می یابد. در ادامه ی این بحث شیرین به دست یافتن به  راهکارهایی برای مدیریت بیشتر زمان در محل کار اشاره خواهیم کرد.

از مدیریت زمان چه باید بدانیم؟

یکی از متداولترین اصطلاحی که در فرهنگ ما در رابطه با مدیریت زمان به کار میرود این است "وقت طلاست!". مدیریت زمان از مهارت ها و توانایی هایی است که  به کنترل بهینه در زمان منجر می شود. راهی موثر درزمینه صرفه جویی در زمان و هدایت کردن آن برای بدست آوردن بیشترین موفقیت  مدیریت زمان است. در مجموع میتوان گفت مدیریت زمان در فرم یک راهکار فرمولی ارائه  داده می شود : واکنش مناسب و پسندیده در مقابل تلف کنندگان وقت به علاوه برنامه ریزی زمانی منظم و هماهنگ که برابر میشود با مدیریت زمان

چرا به مدیریت زمان نیاز داریم؟

به طور کلی می توان گفت کسانی که در محیط کار خود، زمان را به خوبی مدیریت می کنند وقت شناس و بسیار دقیق هستند، معمولاً موفق تر و محبوب تر، و معتبرترند در پیشبرد کارها و اهداف مجموعه موثر تر خواهند بود. از طرفی اشخاصی که به انجام کار و حضور مرتب و سر وقت تعین شده اهمیت نمی دهند، درجه اعتبار خود را کاهش می دهند.

شاخص مهارت های مدیریت زمان در محیط کار

• 1- زمان خود را تقسیم بندی کنید

  شما می توانید برنامه ی خود را به صورت سالانه، ماهانه، هفتگی و روزانه  تععین کنید به صورتی که همه ی فعالیت ها وظایف هایی را که باید انجام دهید را در آن برنامه بیاورید و زمان مناسب را به آن تخصیص دهید، این بودجه بندی زمان باعث می شود زمان کاری خود را فقط به انجام چندکار محدود نکنید.

• 2-برنامه زمانی خود را به صورت واقعی بچینید

  شما باید متناسب با توان خود و به صورت واقع بینانه  برنامه کاری خود را تنظیم کنید. چرا که چیدمان برنامه غیرواقع بینانه ،سخت و سنگین، چیزی جز اینکه انرژی شما کاهش یابد ندارد و در صورت انجام نشدن کار و برنامه ، شما را دلزده  و مایوس خواهد کرد. در مقابل تنظیم برنامه ای سبک و راحت که کمتر از سطح توانمندی شما باشد، باعث می شود خیلی از فعالیت هایی که توان انجام  دادن آن ها را دارید، انجام نشده باقی بمانند و رضایت نداشتن مافوق و حتی خودتان را در بر داشته باشد.

• 3- دوری کردن از سارقان زمان

  شما با کار کردن در هر محیط کاری باید بدانید که انجام دادن برخی  کارها و امور وقت شما را سرقت می کند برخی از این کارها : استفاده زیاد از گوشی همراه، وب گردی، طولانی شدن تماس های تلفنی کاری و ... علاوه بر این که وجهه نامناسبی از شما در نزد دیگران خواهد ساخت،.به اندازه قابل توجهی وقت مفید شما را از بین خواهد برد

• 4-به صورت پلکانی برنامه های خود را تنظیم کنید

  بهتر است برای مدیریت بهتر زمان، در برنامه کاری که برای خود اختصاص دادید، از فعالیت های کوچک و سبک آغاز و در ادامه به تدریج برنامه را سنگین تر کنید.

• 5-ازپر حرفی و زیاده گویی دوری کنید

  یکی از موارد مهمی که در مدیریت زمان با بی توجهی بیشتر نادیده گرفته می شود، اجتناب از پرحرفی و صحبت های غیرضروری است. اگر چه ارتباط موثر و اثربخش با مافوق و همکاران لازم است اما توجه داشته باشید و اجازه ندهید پرداختن به حواشی، انتقادهای بی اثر و مکرر، صحبت های خارج از موضوع، و گپ های طولانی و زیاد با همکاران، وقت ارزنده و مفید شما را بیهوده تلف کند.

• 6-منظم باشید

  نظم و انضباط  داشتن در کار تا حد بسیارزیادی به مدیریت زمان کمک می کند نگهداری منظم فایل های مورد نیاز، تفکیک فایل ها، وسایل مرتبط و غیر مرتبط و وقت شناسی، حذف فایل های ناکارآمد، قرار دادن وسایل در سرجای خود، دور ریختن کاغذهای غیرضروری و غیره باعث می شود وقت زیادی که صرف جست وجوی موردهای مورد نیاز انجام می دهید، به حداقل برسد. شما می توانید برای به وجود آمدن عادت نظم، از وسیله هایی مانند کاغذهای یادداشت، تقویم رومیزی، اپلیکیشن های موبایلی  و نرم افزارهای رایانه ای می توان استفاده کرد.

• 7-مالک و صاحب درونی کار باشید

اگر شما جزو آن دسته از افرادی هستید که فقط در زمانی که مدیرتان بر شما نظارت دارد کار می کنید، تمرین داشته باشید که برای خودتان کار کنید. باید بیان کرد که تعهد کاری واقعی از درون افراد شروع می شود؛ بنابراین اگراین حس مسئولیت و متعهد بودن به کار را افزایش دهید مطمعنا مدیریت بهتری بر روی زمان خود با درصد خطا کمتری در کار مرتکب می شوید.